Google Workspace je balík cloudových nástrojov od Google, ktorý neziskové organizácie môžu získať úplne zadarmo vďaka programu Google pre neziskovky. Pre oprávnené organizácie to znamená prístup k profesionálnemu e-mailu, úložisku, kancelárskym aplikáciám a ďalším nástrojom bez licenčných poplatkov.

O tom, ako tento balík nástrojov nastaviť a najmä prakticky využívať naplno v každodennej práci, sme sa rozprávali na workshope EduDigital, ktorý sa uskutočnil vďaka podpore Nadácie Orange v priestoroch Orange Digital Centra. Workshop viedol certifikovaný Google Trainer Rastislav Medveď, ktorý má s nasadzovaním a školeniami Google Workspace bohaté skúsenosti.

V tomto článku nájdete základný prehľad, ako Google Workspace získať, a najmä praktické tipy a triky, ktoré odzneli počas workshopu – a ktoré môžu vašu neziskovku výrazne posunúť v efektivite, spolupráci aj komunikácii.

Ako získať Google Workspace pre neziskovku zadarmo

Získať Google Workspace pre neziskové organizácie je jednoduché. Stačí splniť podmienky oprávnenosti a prejsť niekoľkými krokmi:

  1. Overenie statusu neziskovky: Najskôr si overte oprávnenosť vašej organizácie v programe Google pre neziskovky – musíte byť registrovaná organizácia v krajine, kde program pôsobí.
  2. Registrácia do programu: Keď máte pripravené potrebné údaje, zaregistrujte svoju organizáciu na stránke Google pre neziskové organizácie. Prihláste sa Google účtom a odošlite žiadosť o účet.
  3. Čakanie na schválenie: Google vašu žiadosť posúdi v priebehu niekoľkých dní. Môže vás kontaktovať aj partnerská organizácia kvôli doplňujúcim dokumentom.
  4. Aktivácia Google Workspace: Po schválení účtu sa prihláste do portálu a aktivujte Google Workspace for Nonprofits. V prípade potreby si založte doménu cez Google Domains alebo iného poskytovateľa.

Poznámka: Ak chcete vedieť viac, prečítajte si aj oficiálne pokyny od Google.

Gmail – ovládnite svoju emailovú schránku

Gmail v rámci Google Workspace prináša vášmu tímu nielen email pod vlastnou doménou (napr. meno@vasaorganizacia.sk), ale aj množstvo funkcií na efektívnu správu doručenej pošty. Tu sú pokročilejšie tipy, ako si udržať prehľad v emailoch a šetriť čas:

  • Pokročilé filtre a štítky: Využite možnosť tvorby pokročilých filtrov – napríklad podľa odosielateľa, kľúčových slov alebo príloh – ktoré budú automaticky triediť prichádzajúce správy. Filtrovaným správam môžete priradiť farebné štítky (vrátane vnorených podštítkov pre hierarchiu), automaticky ich archivovať, označiť ako prečítané alebo dokonca preposlať inam. Napríklad všetky prichádzajúce emaily od vášho finančného darcu môžu dostať štítok “Darcovia” a automaticky sa presunúť do archívu, aby vás zbytočne nerušili, no zároveň ich máte označené pre neskoršie vyhľadanie.

  • Šablóny odpovedí: Ak často odpovedáte na podobné otázky (napr. záujemcom o dobrovoľníctvo alebo opakujúce sa dopyty), využite šablóny v Gmaile. V nastaveniach Gmailu stačí funkciu Šablóny povoliť a následne si môžete uložiť predpripravené odpovede. Ušetríte tým čas – namiesto písania odpovede od nuly stačí vložiť šablónu a doplniť detaily.

  • Archivácia namiesto mazania: Gmail poskytuje obrovskú kapacitu, preto nemusíte mazať každý email. Namiesto mazania využívajte Archivovať – správa zmizne z doručenej pošty, ale zostáva uložená a dá sa kedykoľvek nájsť cez vyhľadávanie. Archivácia pomáha udržať “Inbox Zero” (prázdnu doručenú poštu), no zároveň nič nestratíte.

  • Snooze (Odložiť) funkcia: Ak vám email prišiel nevhod (napr. v noci alebo keď máte plný kalendár), môžete ho odložiť na neskôr. Funkcia Odložiť dočasne skryje správu a v určenom čase vám ju znova pripomenie ako novú. Takto nezabudnete odpovedať, ale email vás nebude stresovať v nevhodnom čase.

  • Rýchle akcie priamo z emailu: Google Workspace integruje Gmail s ďalšími aplikáciami. Kliknutím na tri bodky pri emailovej správe môžete vytvoriť Udalosť v Kalendári alebo pridať Úlohu priamo z daného emailu. To je výborné, ak napríklad dostanete email o plánovanom stretnutí – jedným klikom z neho spravíte položku v kalendári. Alebo ak email obsahuje úlohu, ktorú máte spraviť, jedným kliknutím si ju pridáte do svojho úlohovníka Google Tasks.

Google Kalendár – plánovanie bez námahy

Google Kalendár pomáha organizovať čas tímu, plánovať porady, tréningy či udalosti pre dobrovoľníkov. Okrem základného vytvárania udalostí ponúka aj pokročilé funkcie pre jednoduchšie plánovanie:

  • Viaceré kalendáre a zdieľanie: Vytvorte si viac kalendárov – napríklad tímový kalendár, kalendár podujatí pre verejnosť alebo kalendár konkrétneho projektu. Môžete ich zdieľať s kolegami alebo partnermi s možnosťou náhľadu či úprav. Každý člen tímu tak vidí, čo sa deje, a nedôjde k zbytočným kolíziám. Zdieľané kalendáre sú užitočné aj pre rezerváciu zdrojov (napr. zdieľaných áut, zasadacích miestností).

  • Časové bloky pre rezervácie: Google Kalendár umožňuje nastaviť dostupné termíny na rezerváciu (tzv. appointment slots). Napríklad riaditeľ môže vytvoriť blok piatkového popoludnia s 15-minútovými oknami, kde sa mu môžu bookovať stretnutia. Systém vygeneruje link, cez ktorý si dobrovoľníci alebo klienti môžu sami zarezervovať voľný čas. Je to výborný nástroj na organizovanie konzultácií či porád bez zdĺhavého dohadovania termínov. Ide o novú funkciu, ktorou ľahko nahradíte Calendly.

  • Integrácia s Gmailom: Gmail a Kalendár spolu komunikujú – ak dostanete email s návrhom termínu stretnutia alebo informáciou o letenke či rezervácii, Gmail často ponúkne možnosť pridať udalosť do kalendára automaticky. Tiež priamo z Gmailu, ako sme spomenuli, možno jedným kliknutím vytvoriť udalosť alebo úlohu. Tým pádom sa informácia nezabudne v pošte, ale dostane sa do vášho časového plánu.

  • Prepájanie kalendárov: Ak vaša organizácia používa aj iné kalendárové systémy (Apple, Outlook…), Google Kalendár ich vie importovať alebo zobraziť cez URL. Môžete tak mať všetky termíny na jednom mieste. Navyše, kalendáre Google sa dajú vložiť na web – napríklad ak chcete na webstránke zobrazovať plán verejných podujatí vašej neziskovky, stačí publikovať konkrétny kalendár.

Disk Google – centrum pre vaše súbory a spoluprácu

Disk Google (Google Drive) je úložisko, kde môžete bezpečne uchovávať všetky dokumenty, tabuľky, prezentácie, fotografie či iné súbory vašej organizácie. V Google Workspace pre neziskovky získate veľkorysú kapacitu úložiska (Google aktuálne ponúka až 100 TB zdieľaného úložiska pre celú organizáciu) a nástroje pre jednoduchú tímovú spoluprácu. Na čo by ste sa mali zamerať?

  • Môj disk vs. Zdieľané disky: Pochopte rozdiel medzi osobným úložiskom Môj disk a Zdieľanými diskami (Shared Drives). Môj disk obsahuje súbory, ktorých vlastníkom je konkrétny používateľ – hodí sa na osobné pracovné dokumenty. Zdieľané disky slúžia na tímové súbory; všetko, čo do nich vložíte, vlastní tím/organizácia (nie jednotlivec). Pre neziskovku je ideálne vytvoriť zdieľané disky napríklad podľa projektov alebo oddelení. Pri odchode zamestnanca tak nestratíte údaje – súbory zostávajú organizácii.

  • Práca s Office súbormi: Na Disk môžete nahrávať aj Microsoft Office súbory (Word, Excel, PowerPoint) a pracovať s nimi priamo vo webovom prostredí, aj keď nemáte Office nainštalovaný. Google Disk umožňuje Office dokumenty otvoriť a upravovať online – stačí dvojklik na .docx/.xlsx/.pptx súbor a otvorí sa v kompatibilnom Google editore. Úpravy sa dajú robiť bez konverzie a po uložení zostane súbor vo svojom pôvodnom formáte. To je užitočné, ak spolupracujete s partnermi, ktorí používajú Office.

  • Konverzia formátov: Pre plnohodnotné využitie Google nástrojov však odporúčame konvertovať Office súbory do Google formátu (Dokumenty, Tabuľky, Prezentácie) – umožní to simultánnu spoluprácu viacerých ľudí v reálnom čase. Disk vie pri nahrávaní robiť automatickú konverziu (ak to máte zapnuté v nastavení). Prípadne môžete súbor konvertovať manuálne cez Súbor > Uložiť ako Google dokument. Konverzia späť do .docx či .pdf je tiež možná, ak potrebujete súbor odoslať externe.

  • Zdieľanie a práva: Pri každom dokumente či priečinku na Disku nastavíte, kto k nemu má prístup a s akými právami. Dbajte na správne nastavenie oprávnení – citlivé súbory zdieľajte iba s konkrétnymi ľuďmi alebo skupinami, menej citlivé možno aj odkazom (ale vždy radšej ako „iba na prezeranie“, ak nechcete nechcené úpravy). Organizácie často využijú možnosť zdieľať celé priečinky alebo disky členom tímu, aby mali všetci prístup k aktuálnym verziám dokumentov. Uistite sa, že odchádzajúcim pracovníkom odoberiete prístupy alebo ich účet zrušíte – predídete tak neoprávnenému prístupu k dátam v budúcnosti.

Dokumenty Google – viac než len textový editor

Google Dokumenty sú plnohodnotná online náhrada textového editoru (ako Word), no ponúkajú aj unikátne funkcie pre spoločné tvorenie obsahu a zvýšenie produktivity tímu. Skúste využiť nasledovné pokročilé možnosti:

  • Bezstránkový formát (Pageless): Klasické textové dokumenty majú stránkovanie ako pre tlač. Google Dokumenty však umožňujú prepnutie do režimu bezstránkového dokumentu. V tomto formáte sa text zobrazí ako jeden plynulý celok bez zalomenia strán – užitočné pri brainstormingu, písaní poznámok či tvorbe konceptov, kde tlačový formát netreba. Dokument sa prispôsobí šírke obrazovky, môžete vkladať široké tabuľky či obrázky bez omezení okrajov. Neskôr, ak treba, viete režim zase prepnúť na stránky.

  • Inteligentné čipy: Urýchlite si prácu pomocou smart chips – stačí v dokumente napísať zavináč @ a začať písať meno, názov súboru, udalosť alebo miesto. Google Dokumenty umožňujú takto vložiť dynamické prvky: @meno kolegu vloží jeho kontakt, @názov súboru vloží odkaz na iný dokument na Drive, @dátum vloží interaktívny dátum (ktorý si viete uložiť do kalendára), atď.. Inteligentné čipy zjednodušujú prepojenie informácií – napríklad v zápisnici zo stretnutia môžete @mentionovať úlohy, osoby zodpovedné za úlohy, či priložiť relevantné súbory. Všetko ostáva aktuálne a prelinkované.

  • Komentáre a návrhy zmien: Zabudnite na posielanie dokumentov emailom tam a späť. V Dokumentoch Google môže na jednom texte pracovať naraz viac ľudí v reálnom čase, pričom využívajte Komentáre na pripomienkovanie a Navrhovanie zmien na úpravy bez okamžitého prepisovania originálu. Režim návrhov (Suggestions) umožní napísať zmenu, ktorá sa zobrazí farebne a pôvodný text ostane prečiarknutý, kým ju vlastník dokumentu neschváli alebo nezamietne. To je ideálne na kolektívne tvorenie tlačových správ, projektových žiadostí či stratégii – každý pridá návrhy, vedúci ich zhodnotí a jedným klikom prijme alebo odmietne. V histórii verzií navyše vždy vidíte, kto čo zmenil.

  • Šablóny dokumentov: V Google Dokumentoch (ale aj Tabuľkách a Prezentáciách) nájdete galériu šablón – predpripravené vzory pre zápisnice, plánovanie projektov, rozpočty a pod. Neziskovke to pomôže rýchlo začať s kvalitne formátovaným dokumentom. Môžete si vytvoriť aj vlastné šablóny (Google Workspace umožňuje uložiť firemné šablóny, ktoré budú dostupné všetkým členom organizácie). To zaručí konzistentný vzhľad dokumentov naprieč tímom.

Google Formuláre – jednoduchý zber údajov a ankiet

Google Formuláre (Forms) sú vynikajúci nástroj na zhromažďovanie údajov, prieskumy a registrácie. Pre neziskovky môžu nahradiť papierové dotazníky či množstvo e-mailov pri zbieraní informácií od ľudí. Ako využiť Formuláre efektívne?

  • Registrácie a prihlášky: Organizujete školenie, konferenciu alebo hľadáte dobrovoľníkov? Namiesto prijímania prihlášok e-mailom si vytvorte online formulár na registráciu. Môžete jednoducho pridať polia pre meno, kontakt, preferencie… Po odoslaní formulára sa dá nastaviť automatické potvrdenie na e-mail respondentovi. Všetky odpovede sa prehľadne uložia do prepojeného Google hárka (Tabuľky), kde s nimi viete ďalej pracovať – filtrovať ich, robiť prezenčky, štatistiky atď.

  • Prieskumy a dotazníky: Chcete zistiť spokojnosť klientov s vašimi službami alebo nazbierať podnety od dobrovoľníkov? Google Formuláre umožňujú vytvárať ankety s rôznymi typmi otázok – od textových, cez výberové až po hodnotiace škály. Výsledky vidíte v reálnom čase v prehľadných grafoch priamo v aplikácii Formuláre, alebo detailne v tabuľke. Vďaka tomu môžete rýchlo vyhodnotiť napríklad spätnú väzbu z podujatia.

  • Kvízy a testy: Formuláre majú režim Kvíz, kde môžete nastaviť správne odpovede a bodovanie. To využijete pri online testoch vedomostí (napr. pre školenia dobrovoľníkov) alebo zábavných kvízoch pre komunitu. Respondenti po vyplnení môžu vidieť svoje skóre, prípadne správne odpovede.

  • Rozvetvené sekcie: Pre pokročilejšie formuláre využite sekcie a preskakovanie na základe odpovede. Otázky vedia skákať podľa toho, čo užívateľ zaškrtne (tzv. vetvená logika). Napríklad, ak sa v dotazníku opýtate „Ste náš registrovaný člen?“ a ak odpovie Áno, skočí na sekciu s detailnými otázkami pre členov, ak Nie, preskočí na sekciu pre nečlenov. Tým pádom každý vypĺňa len relevantné otázky.

  • Zverejnenie a zdieľanie formulára: Formulár môžete rozposlať emailom, zdieľať odkaz alebo ho vložiť na web vašej organizácie. Odpovede môžu byť anonymné alebo vyžadovať prihlásenie (vhodné ak chcete zbierať interné hlasovania len od tímu). Nezabudnite formulár otestovať, či správne zhromažďuje dáta. Google Formuláre sú vynikajúce v tom, že šetria čas – namiesto manuálneho zbierania odpovedí máte všetko automatizovane na jednom mieste, čo znižuje administratívnu záťaž a uvoľní kapacitu tímu na podstatnejšiu prácu.

Google Meet – virtuálne stretnutia bez obmedzení

Google Meet umožňuje tímom komunikovať cez videokonferencie a online schôdzky – či už ide o interné porady, stretnutia s partnermi, alebo webináre pre klientov. Pre neziskové organizácie v Google Workspace navyše platí, že online stretnutia nie sú obmedzené 60-minútovým limitom ako v bezplatných účtoch. Tu je niekoľko tipov, ako vyťažiť z Meet-u maximum:

  • Veľké porady a webináre: V rámci bezplatného balíka pre neziskovky môžete hostiť stretnutia až pre 100 účastníkov bez časového obmedzenia. To postačuje na väčšinu potrieb (často aj virtuálne konferencie či valné zhromaždenia členov). Ak potrebujete viac, vyššie varianty (so zľavou) umožňujú 150 či dokonca 500 účastníkov na hovor.

  • Nahrávanie stretnutí: U dôležitých porád alebo školení oceníte možnosť nahrať meeting. Účastníci, ktorí sa nemohli pripojiť, si ho potom môžu pozrieť zo záznamu. Záznam sa uloží na Disk Google. Pozor: Táto funkcia môže byť dostupná iba, ak vaša organizácia prejde na vyšší variant (Business Standard) – skontrolujte si vo svojom admine dostupnosť. (V porovnaní: bezplatný Gmail účet nahrávanie nemá vôbec.)

  • Interakcia počas hovoru: Využívajte vstavané nástroje ako Chat v stretnutí, Otázky a odpovede (Q&A) či hlasovanie (Polls) na zapojenie publika. Pre väčšie stretnutia môžete dopredu povoliť Q&A, aby účastníci mohli klásť otázky písomne a hlasovať za otázky ostatných. Hlasovania zas využijete napríklad na rýchle prieskumy názorov počas meetingu (napr. hlasovanie o termíne ďalšieho stretnutia). Tieto funkcie vám pomôžu udržať pozornosť a interakciu, aj keď je stretnutie online.

  • Miestnosti (breakout rooms) a moderovanie: Ak organizujete workshop alebo školenie cez Meet, využite prekádzacie miestnosti (Breakout rooms) na rozdelenie účastníkov do menších skupiniek na diskusiu. Ako hostiteľ môžete miestnosti vytvárať a presúvať ľudí medzi nimi. Tiež nezabudnite na moderátorské funkcie – organizátor hovoru môže stlmiť všetkých, odstrániť rušivého účastníka alebo nastaviť, aby sa ľudia nemohli pripájať bez klopania. To je dôležité pre udržanie poriadku najmä pri väčších verejných hovoroch.

  • Prepojenie s Kalendárom: Vždy plánujte Meet stretnutia cez Google Kalendár – pri vytváraní udalosti stačí kliknúť „Pridať videohovor Google Meet“ a odoslať pozvánku. Všetci pozvaní obdržia link na meet a notifikácie. Kalendár automaticky pripomenie stretnutie a jedným klikom sa všetci dostanú do videohovoru. Toto eliminuje chaos s odosielaním linkov na poslednú chvíľu.

Ďalšie užitočné nástroje v ekosystéme Google Workspace

Súčasťou Google Workspace je celý ekosystém aplikácií, ktoré môžu neziskovým organizáciám uľahčiť prácu. Okrem vyššie spomenutých stojí za zmienku:

  • Google Tabuľky (Sheets): Plnohodnotný tabuľkový procesor online – využijete ho na tvorbu rozpočtov, plánovanie, evidenciu darcov či projektový manažment. Umožňuje funkcie, grafy, kontingenčné tabuľky a tiež súbežnú prácu viacerých ľudí. Neziskovky ocenia možnosť prepojenia s formulármi (odpovede do tabuľky) a funkciu Inteligentné dopĺňanie a návrhy vzorcov poháňané AI, ktoré uľahčia prácu s dátami.

  • Google Prezentácie (Slides): Nástroj na tvorbu prezentácií – vhodný na prípravu slajdov pre školenia, prezentovanie výsledkov donorom či tvorbu informačných materiálov. Prezentácie môžete zdieľať online alebo prezentovať na diaľku cez Meet.

  • Google Chat: Komunikačný chatovací nástroj integrovaný v Gmaile. Umožňuje rýchle textové rozhovory medzi členmi tímu, zakladanie tematických skupinových miestností (napr. #marketing, #dobrovolnici) a zdieľanie súborov priamo v chate. Je to skvelá náhrada neformálnych e-mailov – tím tak môže operatívne diskutovať, bez zahlcovania schránky.

  • Google Sites: Jednoduchý nástroj na tvorbu webových stránok. Môžete ním vytvoriť internú wiki pre tím, verejnú mikrostránku projektu alebo napríklad stránku s informáciami pre dobrovoľníkov, a to bez potreby vedieť programovať.

  • Učebňa Google (Classroom): Hoci pôvodne určená pre školy, niektoré neziskovky využívajú Classroom na organizovanie online kurzov či tréningov pre svojich klientov alebo členov. Poskytuje prostredie na zadávanie úloh, zdieľanie študijných materiálov a komunikáciu s účastníkmi kurzu.

Umelá inteligencia v Google Workspace: váš nový asistent

Google Workspace dnes integruje aj nástroje umelej inteligencie (AI), ktoré môžu výrazne zvýšiť produktivitu vášho tímu. Google predstavil napríklad asistenta Google Gemini AI – zabudovaného pomocníka priamo v aplikáciách, a aplikáciu NotebookLM. Ako vám môžu pomôcť?

  • Pomoc s písaním (Help me write): Pri písaní emailov v Gmaili či textov v Dokumentoch máte k dispozícii AI funkciu Pomôž mi napísať. Stačí zadať stručné zadanie (napr. „poďakovanie donorovi za príspevok“) a AI vygeneruje návrh textu, ktorý môžete ďalej upraviť. Ušetrí to čas pri tvorbe šablónovitých emailov alebo keď si neviete rady, ako začať.

  • Zhrnutie dlhých vlákien a dokumentov: Ak máte dlhú emailovú konverzáciu alebo rozsiahly dokument, AI vie vygenerovať stručné zhrnutie kľúčových bodov. Nemusíte čítať 50 emailov spätne – asistent vám vypichne hlavné dohody a úlohy. Podobne to funguje v Dokumentoch či Tabuľkách, kde dokáže zhrnúť dáta alebo texty do prehľadnej formy.

  • Brainstorming a tvorba nápadov: AI nástroje v Google Workspace vedia generovať nápady – či už hľadáte názov kampane, potrebujete nastreliť osnovu projektu alebo spísať zoznam úloh. Napríklad zadáte „vymysli 5 nápadov na fundraising v zime“ a AI navrhne možnosti, z ktorých sa môžete odpichnúť. Samozrejme, finálne posúdenie je na ľuďoch, ale AI vám dáva základ, ktorý rozviniete.

  • NotebookLM: Ide o experimentálnu aplikáciu od Google zameranú na prácu s poznámkami a dokumentmi pomocou AI. Predstavte si, že nahráte do systému množstvo interných dokumentov (správy, príručky, zmluvy) a AI vám umožní klásť otázky na obsah týchto dokumentov. Môžete sa spýtať napríklad „Aké sú hlavné ciele strategického plánu 2023?“ a NotebookLM nájde odpoveď v nahraných podkladoch. To výrazne urýchli vyhľadávanie informácií vo veľkom množstve textov a môže pomôcť novým členom tímu rýchlo sa zorientovať.

Tieto moderné AI nástroje sú zatiaľ v pilotnej fáze, ale postupne sa stávajú súčasťou Google Workspace pre používateľov. Pre neziskovky predstavujú možnosť, ako s obmedzenými kapacitami zvládnuť viac práce – či už ide o komunikáciu, administratívu alebo tvorivú činnosť. Nebojte sa ich vyskúšať a zistiť, kde všade vám dokážu pomôcť.

Google Workspace je pre neziskové organizácie výborným pomocníkom – zvyšuje efektivitu, šetrí náklady a zlepšuje tímovú spoluprácu. Využitím pokročilých funkcií Gmailu, Kalendára, Disku, Dokumentov, Formulárov či Meetu môžete digitalizovať a zjednodušiť množstvo procesov vo vašej organizácii. Navyše získate profesionálnu prezentáciu navonok (vlastný e-mail s doménou, kvalitné výstupy) a prístup k najnovším technológiám, vrátane umelej inteligencie, úplne bezplatne.

Veríme, že uvedené tipy a triky vám pomôžu vyťažiť z Google Workspace maximum a posunúť vašu organizáciu vpred. Tieto poznatky sme zozbierali aj v rámci praktického workshopu „Google Workspace pre neziskovky: Maximalizujte svoj potenciál“, ktorý sa uskutočnil vďaka podpore Nadácie Orange v priestoroch Orange Digital Centra. Pokiaľ ste doteraz váhali, či Google Workspace vyskúšať, teraz je ten správny čas začať – vaša neziskovka získa moderné nástroje, ktoré jej pomôžu lepšie napĺňať svoje poslanie. Ak budete potrebovať pomoc, neváhajte a ozvite sa nám. Veľa šťastia pri digitálnej transformácii!